Travailler avec des freelances situés dans plusieurs pays est devenu courant. La souplesse du modèle ne doit pourtant pas faire oublier qu’à distance, c’est parfois plus difficile à régler ensuite.
Prévoir un contrat-cadre plutôt que repartir de zéro à chaque mission
Lorsqu’une entreprise travaille régulièrement avec le même freelance, il n’est pas nécessaire de renégocier l’ensemble de la relation à chaque nouvelle prestation.
Le contrat-cadre permet de fixer une fois pour toutes les règles qui ne changent pas :
- confidentialité,
- responsabilité,
- conditions de paiement,
- propriété intellectuelle,
- fin de la relation,
- droit applicable et juridiction compétente.
Chaque nouvelle mission peut ensuite être précisée dans un document plus simple : devis, ordre de mission ou même un échange écrit, à condition que les éléments essentiels soient identifiables.
L’intérêt est surtout pratique : garder une relation souple sans renoncer à un cadre contractuel stable.
Formaliser chaque mission, même lorsque la relation est ancienne
La confiance ne remplace pas la preuve.
Certains éléments doivent pouvoir être retrouvés facilement si un désaccord apparaît quelques mois plus tard, notamment, le sujet de la mission, le prix, les délais, les livrables attendus et les conditions de validation.
Un échange par e-mail peut être très utile à condition qu’il soit suffisamment précis. Ce qui crée des difficultés, ce n’est pas nécessairement l’absence d’un contrat de plusieurs pages, mais l’accumulation de messages incomplets ou contradictoires.
Lorsque la mission évolue, le même réflexe doit être conservé : confirmer par écrit ce qui change.
À l’international, cette traçabilité est d’autant plus utile qu’un éventuel litige devient rapidement coûteux à gérer.
Ne pas confondre paiement du livrable et propriété du livrable
C’est un point souvent oublié.
Le fait d’avoir payé un freelance pour créer un contenu, une étude, un support graphique, un logiciel ou tout autre livrable ne signifie pas nécessairement que l’entreprise dispose automatiquement de l’ensemble des droits permettant de l’exploiter comme elle le souhaite.
Lorsque le livrable est susceptible d’être protégé par le droit d’auteur, la question de la cession des droits doit être traitée dans le contrat. En droit français, la transmission de droits d’auteur doit notamment être constatée par écrit.
Il faut donc déterminer dès le départ ce que l’entreprise pourra faire du travail remis : le reproduire, le modifier, le transmettre à un client, l’exploiter commercialement ou encore l’utiliser sur différents supports et territoires.
Sur ce point, quelques lignes bien rédigées valent mieux qu’une discussion une fois le projet terminé.
Protéger les informations échangées… et son réseau
Faire intervenir un freelance suppose souvent de lui donner accès à des informations qui ne sont pas publiques :
- fichiers clients,
- études,
- projets en développement,
- méthodes,
- données commerciales ou informations transmises par le client final.
La confidentialité doit donc être organisée en fonction de la réalité de la mission, et pas seulement par une formule générale copiée dans un modèle.
Il faut aussi penser à ce qui constitue parfois la valeur même de l’activité : son réseau.
Lorsqu’une entreprise sélectionne et coordonne des freelances pour le compte de ses clients, une clause de non-sollicitation peut permettre d’encadrer le risque qu’un client ou un prestataire cherche ensuite à poursuivre directement la relation en contournant l’intermédiaire.
Cette clause doit toutefois être précisément rédigée et définir les personnes concernées, les comportements interdits, la durée et les conséquences d’un manquement.
Une interdiction trop générale assure rarement une bonne protection.
Anticiper plutôt que reconstruire le dossier
Travailler avec des freelances à l’étranger ne nécessite pas d’accumuler les contrats. Il faut surtout que les documents correspondent réellement à la façon dont l’activité fonctionne.
Un contrat-cadre clair, des missions confirmées par écrit et quelques clauses adaptées au modèle économique évitent d’avoir à reconstruire la relation lorsque le désaccord s’installe.
