La légalisation ou l’apostille d’un document étranger est une procédure d’authentification utile dans de nombreux contextes internationaux.
L’ASFE revient sur ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document établis par une autorité étrangère et sur les étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.
Qu’est-ce que la légalisation ?
Il existe deux types de légalisation gérées par des autorités distinctes :
- La légalisation d’actes français destinés à être remis à l’étranger : les actes seront légalisés par le Bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE).
- La légalisation d’actes passés à l’étranger et destinés à être produits en France : les actes seront légalisés par l’ambassade ou par le consulat français du pays d’où provient l’acte.
La présente note pratique porte sur ce deuxième type de légalisation.
A quoi sert la légalisation pour les actes publics établis à l’étranger ?
La légalisation d’un document étranger destiné à une instance administrative française est la « formalité par laquelle sont attestées la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi, et de l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ». La légalisation permet donc d’attester la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.
Cette formalité d’authentification peut être exigée par l’administration française dans plusieurs cas, notamment dans le cadre d’une démarche internationale comme : la création d’une filiale à l’étranger, demande de naturalisation, mariages entre conjoints étrangers, démarche d’adoption, retour d’expatriation… Elle est encadrée par le décret n° 2024-87 du 7 février 2024.
Quels actes publics peuvent être légalisés ?
Tout acte public établi par une autorité étrangère et destiné à être produit en France doit être légalisé pour y produire effet, sauf engagement international contraire.
Les différents actes publics pouvant être légalisés sont :
- Les actes émanant des juridictions administratives ou judiciaires, des ministères publics institués auprès de ces dernières et de leurs greffes ;
- Les actes établis par les huissiers et commissaires de justice ;
- Les actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil ;
- Les actes établis par les autorités administratives ;
- Les actes notariés ;
- Les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé.
- Les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires.
Comment faire la demande de légalisation ?
Etape 1 : traduire l’acte public à légaliser par un traducteur habilité
Pour être légalisés, les actes publics rédigés en langue étrangère doivent être accompagnés d’une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités judiciaires ou administratives françaises ou d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou de la Suisse, ou auprès des autorités de l’Etat de résidence.
Etape 2 : faire la demande de légalisation de l’acte public étranger auprès de l’ambassade ou du consulat français du pays d’origine
Après réception de la traduction, le commanditaire est tenu de soumettre le document original avec sa traduction à l’ambassade ou au consulat français du pays émetteur.
De plus, le document doit avoir été « pré-légalisé » par l’autorité compétente du pays émetteur, (le plus souvent le ministère des affaires étrangères).
Etape 3 : apposition du cachet qui légalise l’acte public établis par une autorité étrangère
Une fois cette procédure accomplie, un cachet officiel de légalisation sera apposé sur le document pour en attester son authenticité.
A noter: Le silence gardé pendant 4 mois par l’administration sur une demande de légalisation d’un acte public établi par une autorité étrangère vaut décision de rejet.
Et en cas d’absence ou de refus de légalisation d’un acte public étranger par l’administration française, il est possible d’y faire recours devant une juridiction administrative.
Quels sont les coûts et les délais d’une légalisation ?
Délais : Les délais de légalisation sont conditionnés par le temps nécessaire à la pré-légalisation par les autorités du pays émetteur du document. Cette étape, impliquant une double légalisation, est généralement plus longue que la procédure d’authentification par apostille par exemple.
L’obtention de la traduction de l’acte public étranger, peut aussi prendre du temps en fonction du type d’acte transmis.
Frais : ils varient en fonction du pays émetteur du document. Ils peuvent varier entre 20 € à plus de 100 €. Se renseigner auprès de votre ambassade ou consulat.
Qu’est-ce qui différencie la légalisation de l’apostille ?
Réglementée par la Convention de la Haye, l’apostille est une démarche d’authentification d’actes simplifiée et plus rapide que la légalisation.
Cette procédure est effectuée par une cour d’appel via le service des Apostilles, impliquant l’apposition d’un timbre spécifique dit « apostille ». Son objectif est similaire à celui de la légalisation, certifiant l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire. Le choix entre ces deux procédures dépend des pays impliqués.
Par ailleurs, certains documents étrangers peuvent être exemptés de légalisation ou d’apostille lorsque le pays d’origine a conclu un accord international avec la France à cet effet, notamment pour certains documents publics (cas de la dispense).
Pour savoir si votre document doit être légalisé, apostillé ou s’il fait l’objet d’une dispense, en fonction du pays émetteur, consultez le tableau récapitulatif :